I. Tổng quan

Công tác quản lý văn bản, văn thư lưu trữ luôn là công việc tốn nhiều công sức và thời gian. Đòi hỏi sự sắp xếp chuẩn xác và xử lý nhanh chóng. Việc số hóa công việc này sẽ giảm được chi phí in ấn, đi lại. Xử lý phê duyệt chỉ đạo của lãnh đạo linh hoạt hơn, thời gian xử lý giảm xuống. Việc lưu trữ tìm kiếm sẽ thuận tiện hơn rất nhiều, do đó giảm tải khối lượng công việc cho văn thư. Công tác báo cáo thống kê văn bản không còn là vấn đề đau đầu cho bộ phận văn thư.

 

II. Chức năng hoạt động

  • Quản lý văn bản đến

+ Tập hợp danh sách văn bản đến

+ Cho phép văn thư vào sổ và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến

+ Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo ngay trên phần mềm

+ 5 luồng xử lý văn bản linh hoạt

+ Sắp xếp văn bản đa dạng theo ngày tạo, ngày đến, số hiệu ...

+ Màu hiển thị riêng biệt giúp phân biệt trạng thái văn bản

+ Xây dựng hồ sơ xử lý công việc theo văn bản

+ Công cụ hỗ trợ tìm kiếm thuận tiện

+ Lập báo cáo tình hình văn bản đến nhanh chóng

  • Quản lý văn bản đi

+ Tập hợp danh sách văn bản đi

+ Cho phép văn thư vào sổ và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến

+ Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo ngay trên phần mềm

+ 4 luồng quy trình xử lý văn bản linh hoạt

+ Sắp xếp văn bản đa dạng theo ngày tạo, ngày đến, số hiệu ...

+ Màu hiển thị riêng biệt giúp phân biệt trạng thái văn bản

+ Công cụ hỗ trợ tìm kiếm thuận tiện

+ Lập báo cáo tình hình văn bản đi nhanh chóng

  • Văn bản nội bộ

+ Cho phép các văn bản lưu chuyển giữa các phòng ban

+ Văn thư phòng quản lý dễ dàng khối lượng văn bản phòng

  • Hồ sơ công việc

+ Cho phép tạo hồ sơ công việc liên quan đến văn bản

+ Giải quyết các văn bản có khối lượng công việc lớn

+ Cho phép đưa tài liệu liên quan ở mudule tài liệu chuyển vào

+ Giám sát thời gian thực hiện, báo cáo, trao đổi của những người tham gia trong hồ sơ.